Le responsable de traitement est la personne ou l’organisme qui définit les objectifs poursuivis par un traitement et ses modalités de mise en œuvre.

Concernant le traitement dénommé OCTAVE, le responsable du traitement est le ministère de la Justice, direction de l’administration pénitentiaire ; 13 Place Vendôme, 75042 Paris Cedex 01.

Le ministère a désigné un Délégué à la protection des données (DPD).

En cas de difficulté ou pour toute question relative au traitement de vos données et à l’exercice de vos droits, vous pouvez saisir le Délégué à la protection des données du ministère de la Justice à l’adresse suivante : ministère de la Justice, DPD, 13 Place Vendôme, 75042 Paris Cedex 01 ou dpd@justice.gouv.fr

Un traitement de données poursuit toujours un ou plusieurs objectifs, appelés « finalités », ce pour quoi vos données sont collectées et utilisées. Le responsable de traitement ne peut collecter des données que pour les finalités qui ont été déterminées et il ne peut pas les utiliser pour une autre raison que celles qui ont justifié leur collecte.

Le traitement « OCTAVE » a pour objet la gestion des ressources humaines pour le travail et la formation professionnelle des personnes détenues.

Précisément, les finalités du traitement « OCTAVE » sont :

• La gestion administrative des dossiers de travail et de formation professionnelle des personnes détenues (cela comprend notamment l’élaboration et la gestion du contrat d’emploi pénitentiaire ainsi que l’élaboration de la convention de formation et le suivi de l’inscription à la formation) ;
• La gestion et le suivi du temps de travail et des formations professionnelles des personnes détenues ;
• La gestion de la paye des personnes détenues ;
• L'exploitation des données à des fins statistiques et de pilotage.

Pour être licite, un traitement de données personnelles doit poursuivre un objectif conforme au droit et reposer sur une base juridique prévue par l’article 6 du Règlement européen sur la protection des données (RGPD).

Le traitement « OCTAVE » est nécessaire au respect d’une obligation légale pour la finalité liée à la gestion de la paye des personnes détenues. Autrement dit, la loi impose au ministère de la justice de traiter certaines données personnelles des personnes détenues pour la gestion de la paye.

S’agissant des autres finalités, le traitement « OCTAVE » est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public dont est investi le responsable de traitement. En effet, le travail pénitentiaire et la formation professionnelle sont prévus dans le code pénitentiaire comme des obligations qui incombent à la direction de l’administration pénitentiaire.

Le travail des personnes détenues participe au parcours d'exécution des peines privatives et restrictives de liberté. Il vise à préparer l'insertion ou la réinsertion professionnelle et sociale de la personne détenue en créant les conditions de son employabilité et concourt à la mission de prévention de la commission de nouvelles infractions confiée au service public pénitentiaire.

En ce sens, la gestion administrative des dossiers de travail et de formation, du suivi des temps d’activité ainsi que des données statistiques de pilotage sont nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public.

Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique peut être identifiée directement (ex. nom et prénom) ou indirectement (ex. un numéro de téléphone ou de plaque d’immatriculation, le numéro de sécurité sociale, le numéro d’écrou)

Sont collectées et enregistrées dans OCTAVE, les catégories de données personnelles suivantes :

• des données d’identification (à titre d’exemple, vos noms, prénoms, date de naissance, nationalité, numéro de sécurité sociale, numéro de badge pour pointer à la badgeuse) ;
• des données relatives à votre détention (à titre d’exemple, l’affectation en cellule) ;
• des données relatives à la formation demandée ou suivie (à titre d’exemple, l’intitulé de la formation et l’organisme la dispensant, la date de début et de fin de la formation) ;
• des informations liées à votre emploi pénitentiaire (à titre d’exemple, l’intitulé  et la nature de l’emploi, la durée et la nature du contrat, la nature des activités exercées) ;
• des données relatives aux temps et activités en emploi pénitentiaire ou en formation professionnelle (à titre d’exemple, la date de début et de fin d'une absence, l’emploi du temps, le nombre d’heures effectives totales de l'activité, la décision de temps partiel thérapeutique, l’information d’une situation de handicap (uniquement oui/non) ;
• Les données liées à votre rémunération (à titre d’exemple, le montant et le taux du prélèvement à la source, les cotisations obligatoires, le sens d'une décision de suspension du salaire en raison d'une déclaration d'inaptitude, la déclaration sociale nominative (DSN) qui permet aux employeurs de payer leurs cotisations aux organismes sociaux. Les données transmises dans ce document (DSN) sont les informations issues de la paye ainsi que les signalements d’évènements pour l’Assurance Maladie (arrêt maladie, accident du travail, maternité, etc.) et pour Pôle Emploi (reprise du travail ou fin de contrat).

Les pièces, actes et documents suivants peuvent également être enregistrés dans le traitement : le contrat d’emploi pénitentiaire, votre convention de formation professionnelle ainsi que vos bulletins de paye.

Les données doivent être conservées pendant une durée limitée, définie en fonction des objectifs poursuivis par le traitement.

Vos données sont d’abord conservées dans une base dite « active » puis, à l’issue d’un certain délai, certaines sont basculées dans une autre base dite « d’archive intermédiaire » dont l’accès est restreint, avant d’être définitivement détruites.

La conservation de vos données en base « active » est effectuée lorsque l’utilisation courante de vos données est nécessaire pour les services chargés de la gestion de votre situation (au cours de votre emploi pénitentiaire ou de votre formation professionnelle).  

Ensuite, la conservation en base « d’archive intermédiaire » intervient lorsque vos données ne sont plus nécessaires pour la gestion courante de votre situation mais qu’elles présentent encore un intérêt administratif ou qu’elles sont nécessaires au respect d’une obligation légale (par exemple la conservation des bulletins de paye).

Durant cette phase dite « d’archivage intermédiaire », l’accès à vos données est davantage limité qu’en base « active ». Elles ne seront ainsi plus consultables par toutes les personnes initialement prévues. 

Les durées de conservation sont les suivantes :

Une fois ces durées écoulées, vos données seront supprimées.

Un accédant est une personne qui peut directement accéder à tout ou partie des données à caractère personnel collectées enregistrées dans le traitement, pour une raison déterminée et légitime et en lien avec les finalités.

Pour le traitement « OCTAVE » les accédants sont :

•  Les agents habilités des services centraux (tel que le personnel du bureau de l’expertise juridique) et déconcentrés de l’administration pénitentiaire (tel que le personnel des unités du droit pénitentiaire en charge du contentieux) ;
• Les personnels de l’Agence nationale du travail d’intérêt général et de l’insertion professionnelle des personnes placées sous main de justice (ATIGIP) individuellement désignés et dûment habilités par le chef d'établissement ;
• Les personnels pénitentiaires en charge de l'encadrement, individuellement désignés et dûment habilités par le chef d'établissement ;
• Les référents locaux du travail, les référents des contrats d’emploi pénitentiaire et les consultants des contrats d’emploi pénitentiaire habilités par le chef d'établissement ;
• Les agents en charge de la régie des comptes nominatifs, individuellement désignés et spécialement habilités par le chef de l'établissement ;
• Les chefs d'établissement pénitentiaire et leurs adjoints ;
• Les agents en charge des habilitations des applications informatiques au sein des établissements pénitentiaires ;
• Les agents en charge de la formation professionnelle au sein des établissements pénitentiaires ;
• Les personnels des groupements privés agissant dans le cadre de la gestion déléguée ou proposant un travail pénitentiaire, individuellement désignés et spécialement habilités par le chef de l'établissement.

Un destinataire est une personne ou un organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel pour une raison déterminée et légitime.

Pour le traitement « OCTAVE » les destinataires sont :

• Les agents habilités de l’Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF) ;
• Les agents habilités de la direction générale des Finances publiques (DGFIP) ;
• Les agents habilités des collectivités territoriales régionales ;
• Les agents du service statistique ministériel du ministère de la justice et du service de la direction de l’administration pénitentiaire chargé de concourir à la production de statistique publique relative aux personnes confiées au service public pénitentiaire ;
• Les agents de l’échelon central du service national du renseignement pénitentiaire ;
• Les agents du secrétariat général du ministère de la justice en charge de la gestion des contentieux portés devant les juridictions.

Vos données ont été collectées et vous disposez de certains droits sur celles-ci :

• Le droit d’accès, prévu à l’article 15 du RGPD, vous permet de savoir si des données à caractère personnel vous concernant sont traitées et de les vérifier.

Ce droit s’exerce directement auprès du chef de l’établissement pénitentiaire. 
Toutefois, l’article 23 du RGPD prévoit la possibilité de restreindre le droit d’accès à certaines données, à des fins de sécurité publique et pour garantir la protection de la personne concernée ou des droits et libertés d'autrui. Ces restrictions portent sur les données liées aux observations des membres de la commission pluridisciplinaire unique (CPU) utiles à votre orientation et à votre affectation pour le travail pénitentiaire et la formation professionnelle. 

• Le droit de rectification, prévu à l’article 16 du RGPD, vous permet de rectifier les informations inexactes vous concernant. Ce droit s’exerce directement auprès du chef de l’établissement pénitentiaire.

• Le droit à l’effacement, prévu à l’article 17 du RGPD, permet de supprimer les données à caractère personnel vous concernant. Toutefois, il ne s’applique pas au traitement « OCTAVE » car il est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le ministère de la justice est soumis et à l’exécution d’une mission d’intérêt public dont est investi le ministère (article 17.3.b du RGPD).

• Le droit à la limitation, prévu à l’article 18 du RGPD, vous permet de demander au ministère de la justice de « geler temporairement » l’utilisation de certaines des données à caractère personnel vous concernant, par exemple pour éviter leur suppression lorsque le délai de conservation arrive à son terme alors que vous en auriez besoin dans le cadre d’un contentieux. Ce droit s'exerce directement auprès du chef de l'établissement pénitentiaire.

• Le droit à la portabilité des données à caractère personnel vous concernant, prévu à l’article 20 du RGPD, vous permet de récupérer une partie des données dans un format lisible par un ordinateur ou dispositif électronique, de les transmettre à un autre organisme lors d’un changement de responsable de traitement tout en conservant l’historique de vos données. Comme pour le droit à l’effacement, ce droit est inapplicable au traitement « OCTAVE », en raison de sa base juridique (cf. précédemment).

• Le droit d’opposition, prévu à l’article 21 du RGPD, vous permet de refuser l’utilisation de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière. Toutefois, ce droit peut être écarté lorsque le responsable de traitement démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée. Concernant le traitement OCTAVE, le droit d’opposition s’exerce directement auprès du chef de l'établissement pénitentiaire pour les finalités relatives à la gestion administrative de vos dossiers de travail et de formation professionnelle, à la gestion et au suivi du temps de travail et des formations professionnelles ainsi qu’à l’exploitation des données à des fins statistiques et de pilotage. Pour la finalité relative à la gestion de votre paye, le droit d’opposition ne s’applique pas, en raison de l’obligation légale s’imposant au ministère de la justice, (cf. article 21 du RGPD et article 56 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978).

Si vous estimez, après avoir contacté le ministère de la justice, que vos droits ne sont pas respectés ou que ce dispositif n’est pas conforme aux règles de protection des données à caractère personnel, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr/) dont l’adresse postale est 3 place de Fontenoy-TSA 80715- 75 042 Paris Cedex 07.

Pour en savoir plus sur les caractéristiques du traitement « OCTAVE » vous pouvez consulter l’arrêté du 12 janvier 2023 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Organisation et coordination du travail et des activités en établissements » (OCTAVE).